Übergaben so beschreiben, dass Arbeit weitergeht
Wenn zwei Bereiche jeweils auf den anderen warten, fehlt häufig eine konkrete Vereinbarung über die Übergabe.
Das Problem
Eine Aufgabe kann fachlich klar sein und trotzdem liegen bleiben. Die abgebende Stelle hält ihren Teil für erledigt, während die empfangende Stelle Informationen, Material oder eine Freigabe vermisst. Das Problem wird dann durch Nachfragen gelöst und tritt beim nächsten Vorgang erneut auf.
Das Vorgehen
Den Übergabepunkt festlegen
Für einen wiederkehrenden Ablauf wird beschrieben, wann die Verantwortung wechselt. Dazu gehört ein sichtbarer Zustand: etwa eine geprüfte Ware am vorgesehenen Platz oder ein Auftrag mit vollständigen Unterlagen.
Die Annahmekriterien vereinbaren
Abgebender und empfangender Bereich benennen gemeinsam, was für die Weiterbearbeitung vorhanden sein muss. Die Kriterien sollten überprüfbar sein. Formulierungen wie „alles vorbereitet“ reichen dafür selten aus.
Klärungsfälle zuordnen
Für unvollständige oder widersprüchliche Vorgänge wird ein Ansprechpartner festgelegt. Eine Rückfrage darf nicht dazu führen, dass niemand mehr weiß, wo die Verantwortung liegt. Auch Vertretungen und Abwesenheiten gehören zur Vereinbarung.
Die Lösung
Die Übergabe erhält einen nachvollziehbaren Zustand, einen Verantwortlichen und einen Umgang mit Ausnahmen. Das kann durch beschriftete Flächen, eine Karte am Vorgang oder einen Eintrag im vorhandenen System abgebildet werden.
Eine Übergabe konkret vereinbaren
Für einen wiederkehrenden Vorgang reichen zunächst fünf Angaben: Wer gibt ab, wer übernimmt, was muss vollständig vorliegen, woran ist die Übergabe erkennbar und wohin gehen Rückfragen? Besprechen Sie diese Angaben mit beiden beteiligten Bereichen.
Beispielsweise wird ein Reparaturauftrag erst dann an die technische Bearbeitung übergeben, wenn Standort, Gerät und Fehlerbild feststehen. Fehlt eine Angabe, bleibt der Auftrag bei einer benannten Stelle zur Klärung. Er verschwindet damit nicht zwischen zwei Zuständigkeiten.
Betriebliche Aufgaben und ihre Umsetzung besprechen →
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Sie können mir die Ausgangslage per E-Mail beschreiben oder mich anrufen.