Betriebsorganisation für Restaurant und Bar

Eine individuelle Lösung aus der Verantwortung für den laufenden Betrieb heraus entwickelt.

Individuell entwickelte Gastronomielösung · ab 2018 produktiv eingesetzt.

Die Ausgangslage

Nach dem Ausfall des Geschäftsführers musste ich dessen Aufgaben im Restaurant- und Barbetrieb selbst übernehmen. Für die zusätzliche Verwaltung hatte ich nicht die notwendige Zeit. Die Lösung entstand deshalb aus einer konkreten betrieblichen Verantwortung: Wiederkehrende Aufgaben mussten weniger manuelle Arbeit verursachen und Informationen an einer Stelle verfügbar sein.

Meine Arbeit

Ich entwickelte eine FileMaker-Lösung für die Organisation von Paf’s Bar & Grill. Sie führte Reservierungen, Personalplanung, Tagesaufgaben, Einkauf und Abrechnung zusammen. Eigene Oberflächen für iPad, iPhone und Management richteten die Bedienung an den jeweiligen Aufgaben aus.

Reservierungen und Veranstaltungen

Reservierungen erfassten Datum, Uhrzeit, Personenzahl und die Zuordnung zu Restaurant, Bar oder Terrasse. Tischzuordnung, Warteliste und die Kennzeichnung eingetroffener Gäste unterstützten den Service. Eine SMS-Bestätigung war als eigener Ablauf eingebunden.

Für Veranstaltungen wurden Ansprechpartner, Räume, Tischform, Speisen, Getränke, Zeiten und Preisabsprachen zusammengeführt. Die Informationen für Vorbereitung und Durchführung gehörten damit zu einem gemeinsamen Vorgang.

Personal und Tagesorganisation

Die Dienstplanung bildete die Arbeitsbereiche von Küche, Bar und Service ab. Dazu kamen Urlaubsplanung mit betrieblichen Belegungsregeln, Zeiterfassung per PIN sowie Stundenübersichten und die Erfassung von Fehlzeiten.

Wiederkehrende Tagesaufgaben wurden nach Wochentag und Abteilung bereitgestellt. Eine Erledigungsbestätigung hielt den Zeitpunkt fest. Rezepturen, Zubereitungshinweise und Getränkeinformationen unterstützten die tägliche Arbeit.

Einkauf und Sortiment

Artikel, Lieferanten und Bestellmengen wurden gemeinsam verwaltet. Mobile Barcodesuche und Artikelbilder erleichterten die Zuordnung. Aus den erfassten Mengen entstanden lieferantenbezogene Bestellungen als PDF und CSV für den Versand.

Tagesabrechnung und Trinkgeld

Die Tagesabrechnung führte Umsätze, Bargeld, Gutscheine und Auslagen zusammen. Belegfotos konnten den Auslagen direkt zugeordnet werden. Arbeitszeiten und betriebliche Beteiligungsregeln flossen in die Trinkgeldauswertung ein.

Was die Lösung zeigt

Der Ausgangspunkt war die verfügbare Zeit für die Führung des Betriebs. Die Software verband die notwendigen Informationen und automatisierte wiederkehrende Übergaben. So wurden Einkauf, Personal und Abrechnung als zusammenhängende betriebliche Aufgaben organisiert.