Bestellungen aus dem laufenden Betrieb vorbereiten und versenden
Ein erkannter Warenbedarf muss zur richtigen Bestellung beim richtigen Lieferanten werden. Die Gastronomielösung verbindet Artikelerfassung, Bestellmengen und Versand.
Das Problem
Nach dem Ausfall des Geschäftsführers übernahm ich zusätzliche Aufgaben im Restaurant- und Barbetrieb. Für die wiederkehrende Verwaltung stand mir nur begrenzt Zeit zur Verfügung. Beim Einkauf mussten benötigte Artikel erfasst, dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet und in einer verwendbaren Form bestellt werden.
Das Vorgehen
Artikel und Lieferanten zusammenführen
Ich entwickelte eine gemeinsame Verwaltung von Artikeln, Lieferantenzuordnung und Bestelleinheiten. Die mobile Oberfläche bot eine Barcodesuche und die Möglichkeit, Artikelbilder aufzunehmen. Damit ließ sich ein Produkt beim Erfassen des Bedarfs zuordnen, statt seine Bezeichnung später erneut recherchieren zu müssen.
Die Bestellung aus den erfassten Mengen bilden
Die Bestellmengen wurden direkt bei den Artikeln gepflegt. Der Versandablauf wählte für den jeweiligen Lieferanten die Artikel mit einer Bestellmenge größer null aus. Daraus entstanden ein lesbares PDF und eine CSV-Datei zur weiteren Verarbeitung beim Empfänger.
Versand und Abschluss verbinden
Die Bestellung wurde per E-Mail an den Lieferanten versendet. Im vorgesehenen Ablauf wurden anschließend die bestellten Mengen in die Bestellhistorie übernommen und die aktuellen Bestellmengen zurückgesetzt. Die nächste Bedarfserfassung konnte dadurch wieder bei null beginnen.
Die Lösung
Für Paf’s Bar & Grill entstand ein durchgehender Ablauf vom erfassten Bedarf bis zur lieferantenbezogenen Bestellung. Die Lösung wurde ab 2018 produktiv eingesetzt. Das wiederholte Zusammenstellen und Übertragen der Artikel in eine separate Bestellnachricht war im programmierten Ablauf nicht mehr erforderlich.
Datenqualität vor dem Versand prüfen
Für eine prüfbare Bestellung müssen Artikelnummer, Bestelleinheit und Menge zusammenpassen. Eine Menge von „2“ ist ohne Einheit nicht eindeutig. Kontrollieren Sie deshalb an einem Musterartikel, ob die ausgegebene PDF-Datei und die CSV-Datei denselben Bestellinhalt beschreiben.
Der Versandabschluss muss von der tatsächlichen Lieferzusage unterschieden werden. Für eine Weiterentwicklung lässt sich an dieser Stelle ansetzen: Eine fehlgeschlagene Übertragung darf nicht als erledigte Bestellung behandelt werden. Die Entscheidung darüber gehört zum Bestellprozess.
Wie ich die Betriebsorganisation für Restaurant und Bar umgesetzt habe →
Haben Sie eine ähnliche Aufgabe?
Sie können mir die Ausgangslage per E-Mail beschreiben oder mich anrufen.