Tagesabrechnung und Trinkgeldverteilung zusammenführen
Umsätze, Bargeld, Auslagen und Arbeitszeiten betreffen dieselbe Schicht. Ihre Verknüpfung ermöglicht eine nachvollziehbare Tagesabrechnung und Trinkgeldauswertung.
Das Problem
Bei Paf’s Bar & Grill musste ich die zusätzliche Verantwortung für den Betrieb und die wiederkehrende Verwaltung mit begrenzter Zeit bewältigen. Die Tagesabrechnung benötigte Umsatz- und Bargeldangaben sowie Auslagen. Für die Trinkgeldverteilung kamen die Arbeitszeiten und die betrieblich festgelegte Beteiligung hinzu.
Das Vorgehen
Die Angaben am Betriebstag zusammenführen
Ich entwickelte eine Tagesabrechnung mit Umsatz, Bargeld, Gutscheinen, Auslagen und Zählergebnis. Auslagen konnten mit Betrag, Beschreibung und einem direkt zugeordneten Belegfoto erfasst werden. Der Aufruf berücksichtigte, dass ein gastronomischer Betriebstag nach Mitternacht weitergehen kann.
Arbeitszeiten für die Verteilung heranziehen
Die Zeiterfassung hielt Beginn und Ende der Schichten fest und berücksichtigte auch Schichten über Mitternacht. Für das Trinkgeld wurden daraus nach den hinterlegten betrieblichen Regeln die beteiligungsfähigen Zeiten ermittelt. Die Teilnahme war je Mitarbeiter steuerbar; besondere Buchungen wurden entsprechend eingeordnet.
Ergebnisse prüfbar darstellen
Die Berechnung verband den zu verteilenden Betrag mit den maßgeblichen Arbeitszeiten. Detail- und zusammengefasste Auswertungen konnten nach Kalenderwoche und Mitarbeiter aufgerufen werden. Bei einer Rückfrage ließ sich damit auf die zugrunde liegenden Tages- und Zeitangaben zurückgehen.
Die Lösung
Die ab 2018 produktiv eingesetzte Lösung führte Tagesabrechnung, Auslagenbelege und Trinkgeldauswertung in einer gemeinsamen Anwendung zusammen. Die Verteilung folgte den festgelegten Regeln und musste aus diesen Angaben nicht unabhängig noch einmal zusammengestellt werden.
Eine Beispielschicht vollständig nachrechnen
Wählen Sie einen Betriebstag mit einer normalen Schicht, einer Schicht über Mitternacht und einer Auslage. Prüfen Sie, ob Zeitangaben und Beleg dem vorgesehenen Tag zugeordnet sind. Rechnen Sie die beteiligungsfähigen Zeiten und die daraus entstehenden Anteile einmal unabhängig nach.
Abweichungen durch Rundung oder eine spätere Zeitkorrektur müssen nachvollziehbar behandelt werden. Die Regeln zur Beteiligung werden fachlich festgelegt und anschließend in der Berechnung umgesetzt. Eine mathematisch richtige Verteilung kann eine unklar vereinbarte Regel nicht ersetzen.
Wie ich die Betriebsorganisation für Restaurant und Bar umgesetzt habe →
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