Unterweisungen zuordnen und Wiederholungen nachhalten
Unterlagen bereitzustellen und eine Unterweisung nachzuweisen sind zwei unterschiedliche Aufgaben.
Das Problem
In vielen Ablagen liegt eine aktuelle Anweisung neben älteren Fassungen und einzelnen Unterschriftenlisten. Bei einer Rückfrage ist unklar, welcher Mitarbeiter welchen Inhalt erhalten hat. Wiederholungen werden dadurch ebenfalls schwer planbar.
Das Vorgehen
Inhalt und Zuordnung festlegen
Für eine Unterweisung werden Thema, Beschreibung und benötigte Unterlagen hinterlegt. Die Zuordnung zu den betroffenen Mitarbeitern richtet sich nach deren Tätigkeit. Nicht jede Unterweisung ist für jede Person erforderlich.
Bestätigung getrennt vom Dokument betrachten
Die in WashControl vorhandene Bestätigung legt einen Protokolleintrag mit Mitarbeiter, Inhalt und Zeitstempel an. Das Dokument selbst und der Eintrag über seine Bestätigung erfüllen unterschiedliche Funktionen und müssen eindeutig zusammenpassen.
Die weitere Planung pflegen
Wiederholungsfristen und Änderungen an Tätigkeiten werden berücksichtigt. Die Arbeitsorganisation muss außerdem festlegen, wer offene Bestätigungen bearbeitet und wie neue oder zurückkehrende Mitarbeiter einbezogen werden.
Die Lösung
Unterweisung und Nachweis werden einem nachvollziehbaren Vorgang zugeordnet. Bei Rückfragen lässt sich gezielter feststellen, welcher Inhalt bestätigt wurde. Die Planung stützt sich auf dieselben Zuordnungen, statt eine zusätzliche unabhängige Liste aufzubauen.
Weiterführende Quellen
Bei einer Rückfrage vom Mitarbeiter zum Inhalt gehen
Ein brauchbarer Nachweis muss beantworten, welche Person welchen Inhalt zu welchem Zeitpunkt bestätigt hat. Eine aktualisierte Datei darf den Bezug zu einer früher bestätigten Fassung nicht unbemerkt verändern. Benennen Sie deshalb Version beziehungsweise Freigabestand eindeutig.
Prüfen Sie anschließend einen Neueintritt und eine Tätigkeitsänderung. Werden die passenden Inhalte zugeordnet, ist eine zuständige Person für offene Bestätigungen erkennbar und werden notwendige praktische Einweisungen gesondert durchgeführt? Erst dann schließt sich der Ablauf.
Wie WashControl betriebliche Abläufe verbindet →
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