Ein papierfreies Büro für sechs Standorte

Von verteilten Eingängen und Archiven zu einem gemeinsamen Dokumentenfluss mit klarer Verantwortung.

Projekt abgeschlossen: zentraler Dokumenteneingang, gemeinsame Ablage und belegersetzendes Scannen eingeführt.

Die Ausgangslage

Das Unternehmen betrieb sechs Standorte. An jedem Standort trafen Unterlagen per Post, E-Mail und Fax ein. Die anschließende Ablage war dezentral gewachsen: Ein Dokument konnte sich in einem örtlichen Ordner, einem E-Mail-Postfach oder einem anderen Archiv befinden. Wer eine Unterlage benötigte, musste häufig zunächst herausfinden, wo sie abgelegt worden war.

Die Schwierigkeit bestand deshalb nicht allein in der Papiermenge. Es fehlten ein gemeinsamer Eingang und eine eindeutige Verantwortung dafür, was nach dem Eingang mit einem Dokument geschieht.

Meine Aufgabe

Ich organisierte den Dokumentenfluss vom Eingang bis zur Ablage neu. Unterlagen sollten unabhängig vom Standort auffindbar sein. Gleichzeitig musste klar sein, wer die Eingänge bearbeitet und wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Die Umsetzung

Ein gemeinsames Ziel für alle Scanner

An jedem der sechs Standorte wurde ein Scanner eingerichtet. Als Ziel war eine zentrale Inbox voreingestellt. Die Mitarbeiter mussten damit keinen Ablageort auswählen oder Unterlagen an wechselnde Empfänger weiterleiten: Eingehende Papierdokumente gelangten auf einem festgelegten Weg an die zuständige Stelle.

Eine feste Verantwortung für die Ablage

Eine zentrale Mitarbeiterin überwachte die Eingänge, ordnete die Dokumente zu und legte sie in einem gemeinsamen Webspeicher ab. Die Ablage war damit ein definierter Arbeitsschritt mit einer festen Zuständigkeit. Auch die E-Mail-Eingänge wurden zentralisiert; die zuvor verteilten Eingangskanäle wurden in einen gemeinsamen organisatorischen Ablauf eingebunden.

Zugriff nach Zuständigkeit

Die Zugriffsrechte wurden nach der Organisation des Unternehmens vergeben. Die gemeinsame Ablage machte Dokumente für die jeweils berechtigten Mitarbeiter standortunabhängig verfügbar. Eine zentrale Ablage bedeutete dabei nicht, dass jeder Mitarbeiter alle Unterlagen einsehen konnte.

Belegersetzendes Scannen

Das belegersetzende Scannen wurde umgesetzt. Dadurch entfiel auch die bisherige papiergebundene Ablage der Buchungsbelege. Der digitale Ablauf reichte nun vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Aufbewahrung.

Das Ergebnis

Die Dokumente waren dauerhaft an einer bekannten Stelle auffindbar. Zuständigkeiten für Eingang, Zuordnung und Ablage waren klar verteilt. Die zusammengeführten Eingänge und die gemeinsame Ablage ermöglichten eine lückenlose betriebliche Dokumentation, ohne für jede Rückfrage die Archive einzelner Standorte durchsuchen zu müssen.

Was für die Lösung entscheidend war

Der Scanner war ein Hilfsmittel. Entscheidend waren der voreingestellte Weg, eine verantwortliche Person und eine Ablage mit passenden Zugriffsrechten. Erst diese Verbindung machte aus einzelnen digitalen Dokumenten einen verlässlichen Arbeitsablauf.

Die beschriebene Umsetzung bezieht sich auf dieses Projekt. Welche Unterlagen in einem anderen Unternehmen nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, muss für die jeweiligen Belegarten, Aufbewahrungspflichten und den dokumentierten Scanprozess geprüft werden.